PT. Sarana Mitra Luas Tbk
Kebijakan Retensi & Penghapusan Data
Berapa lama kategori data (log, percakapan AI, email, file, backup) disimpan dan bagaimana data dihapus atau dianonimkan.
- Versi
- 1.0
- Status
- Berlaku
- Berlaku
- 14 September 2026
- Terakhir diperbarui
- 14 September 2026
- Pemilik kebijakan
- Tim Teknologi Informasi & Sekretaris Perusahaan
- Kontak
- [email protected]
1. Prinsip retensi
SML menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan pengumpulan, penyediaan layanan, keamanan, penyelesaian sengketa, dan kewajiban hukum. Periode ditentukan berdasarkan kategori data, konteks pemrosesan, kebutuhan operasional, dan risiko; data yang tidak lagi diperlukan akan dihapus atau dianonimkan dengan cara yang sesuai.
2. Periode retensi per kategori
Periode di bawah ini adalah pedoman operasional. Periode aktual dapat berbeda berdasarkan kebutuhan teknis, bisnis, dan kewajiban hukum yang berlaku.
| Kategori | Periode | Catatan |
|---|---|---|
| Log akses/keamanan | 12 bulan sejak pencatatan | Dapat dipertahankan lebih lama bila diperlukan untuk investigasi, audit, atau kewajiban hukum. |
| Percakapan dan dokumen fitur AI | Selama akun aktif atau hingga dihapus pengguna | Dihapus atau dianonimkan setelah akun dinonaktifkan, dengan memperhatikan backup dan kewajiban hukum. |
| Email (SMail) | Selama akun aktif | Periode dapat berbeda berdasarkan folder, kebijakan internal, dan kebutuhan pembuktian. |
| File (Seafile) | Selama akun aktif atau hingga dihapus pengguna/admin | Pemilik atau administrator dapat menghapus file sesuai hak akses dan prosedur yang berlaku. |
| Data lead/kontak dari situs | Sampai 24 bulan setelah interaksi terakhir | Dapat dipertahankan selama diperlukan untuk menanggapi permintaan, hubungan bisnis, sengketa, atau kewajiban hukum. |
| Backup sistem | Mengikuti siklus timpa (umumnya 30–90 hari) | Penghapusan dari sistem aktif tercermin setelah siklus backup berlalu, kecuali backup diperlukan untuk pemulihan atau kewajiban hukum. |
3. Penghapusan dan anonimisasi
Ketika data tidak lagi diperlukan, SML menghapusnya dari sistem aktif atau menganonimkannya sehingga tidak lagi dapat dikaitkan dengan seseorang secara wajar. Beberapa salinan teknis, log, atau catatan yang diperlukan untuk keamanan, audit, pemulihan, sengketa, atau kewajiban hukum dapat mengikuti siklus terpisah.
4. Backup
Backup mengikuti siklus timpa dan kontrol akses yang ditetapkan untuk pemulihan layanan. Data yang dihapus dari sistem aktif hilang dari backup setelah siklus timpa berlalu. Periode siklus tersebut dapat diperpanjang jika backup diperlukan untuk pemulihan bencana, investigasi, atau kewajiban hukum.
5. Permintaan penghapusan oleh subjek data
Anda dapat mengajukan permintaan penghapusan melalui kontak perlindungan data SML. Kami akan memverifikasi identitas, menilai dasar dan kewajiban yang berlaku, lalu menghapus atau menganonimkan data jika permintaan dapat dipenuhi. Jika sebagian data harus dipertahankan, kami akan menjelaskan alasannya sejauh diizinkan hukum.
6. Kewajiban hukum yang dapat memperpanjang penyimpanan
Kewajiban hukum, audit, perpajakan, pelaporan, dan tata kelola korporasi dapat mengharuskan SML menyimpan catatan lebih lama dari periode operasional indikatif. Contohnya termasuk dokumen perpajakan dan korporasi sebagai perusahaan Tbk. Data yang dipertahankan untuk alasan ini tetap dibatasi aksesnya dan digunakan hanya untuk tujuan yang relevan.
7. Kontak
Untuk pertanyaan mengenai periode retensi atau status penghapusan, hubungi Sekretaris Perusahaan.