Kebijakan Privasi

1. Pengendali data

Pengendali data pribadi dalam pemrosesan yang dijelaskan di halaman ini adalah PT. Sarana Mitra Luas Tbk (SML). Untuk pertanyaan mengenai pelindungan data, Sekretaris Perusahaan bertindak sebagai kontak SML di [email protected].

2. Data yang kami proses

Bergantung pada layanan dan hubungan Anda dengan SML, kami dapat memproses kategori data berikut:

• Identitas, seperti nama, identitas akun, jabatan, dan afiliasi perusahaan.
• Kontak, seperti alamat email, nomor telepon, dan alamat korespondensi.
• Konten yang Anda kirim, termasuk pesan, formulir, file, prompt, percakapan, dan dokumen.
• Data teknis dan log, seperti alamat IP, perangkat, browser, waktu akses, aktivitas, dan informasi keamanan.
• Data karyawan yang diperlukan untuk hubungan kerja, administrasi, keamanan, dan kepatuhan.

3. Sumber data

Data dapat kami terima langsung dari Anda ketika membuat akun, memakai aplikasi, mengirim formulir, mengunggah file, atau menghubungi SML. Kami juga dapat menerima data dari pemberi kerja atau administrator akun, sistem SSO Authentik, perangkat dan browser Anda, serta penyedia layanan yang membantu keamanan dan operasional layanan.

4. Dasar pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, kami menetapkan dasar pemrosesan yang relevan dan menjelaskan tujuannya sebelum atau saat data dikumpulkan. Dasar tersebut dapat meliputi:

• Persetujuan Anda untuk tujuan yang dinyatakan secara spesifik.
• Pelaksanaan kontrak atau langkah yang diperlukan sebelum kontrak, termasuk hubungan kerja.
• Pemenuhan kewajiban hukum dan kewajiban korporasi SML.
• Kepentingan sah SML atau pihak lain, setelah mempertimbangkan hak dan kepentingan Anda.

5. Tujuan pemrosesan

Data digunakan untuk menyediakan dan mengamankan layanan internal, mengautentikasi akun, mengelola akses berbasis peran, menyimpan dan mengirim konten sesuai instruksi Anda, menanggapi permintaan, mengelola hubungan kerja, melakukan analitik, memenuhi kewajiban hukum, menangani sengketa, serta mencegah penyalahgunaan. Kami membatasi pemrosesan pada tujuan yang spesifik dan relevan dengan kebutuhan tersebut.

6. Fitur AI dan data eksternal

LibreChat, HEMAT, dan OPTIMA dapat mengirim prompt, percakapan, atau dokumen ke penyedia AI eksternal, termasuk Anthropic Claude, melalui gateway 9Router. Jangan mengirim data pribadi sensitif atau informasi rahasia tanpa dasar pemrosesan dan izin yang sesuai. Rincian alur, persetujuan terpisah, dan batasan penggunaan tersedia di Kebijakan AI & Data Eksternal.

7. Cookie dan analitik

Situs SML menggunakan Google Analytics untuk memahami penggunaan situs dan Cloudflare untuk jaringan, CDN, dan perlindungan keamanan. Teknologi ini dapat memproses pengenal perangkat, alamat IP, informasi browser, dan data penggunaan sesuai konfigurasi serta kebijakan penyedia. Kami menerapkan pengaturan yang tersedia untuk membatasi pengumpulan dan menggunakan data analitik sesuai tujuan yang dijelaskan.

Anda dapat mengelola atau menonaktifkan cookie melalui pengaturan browser. Untuk Google Analytics, Anda juga dapat memasang plugin opt-out yang disediakan Google. Menonaktifkan cookie tertentu dapat memengaruhi pengalaman penggunaan situs.

8. Pihak yang memproses data

SML tidak menjual data pribadi; data hanya diproses pihak internal dan penyedia layanan yang diperlukan sesuai tujuan yang dijelaskan. Penyedia dapat memproses data atas instruksi SML, dan sebagian alur AI atau pengiriman email dapat melibatkan pihak di luar SML. Lihat rincian aplikasi, fungsi, kategori data, lokasi penyimpanan, dan pengiriman eksternal di Daftar Subprosesor.

9. Transfer data ke luar wilayah Indonesia

Sebagian pemrosesan melibatkan penyedia yang infrastrukturnya berada di luar Indonesia. Saat ini, data yang dikirim ke fitur AI dapat diteruskan ke Anthropic Claude yang beroperasi di infrastruktur Anthropic di luar Indonesia, dan Cloudflare memproses metadata jaringan di titik kehadiran globalnya. Google Analytics juga dapat memproses data penggunaan di infrastruktur Google.

Sesuai Pasal 56 UU PDP, SML memastikan bahwa negara atau organisasi penerima memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau memadai, atau transfer dilakukan berdasarkan persetujuan Anda serta mekanisme pelindungan lain yang diizinkan peraturan perundang-undangan. Rincian penyedia ada di Daftar Subprosesor.

10. Penyimpanan dan retensi

Data disimpan hanya selama diperlukan untuk tujuan pengumpulan, keamanan, penyelesaian sengketa, dan kewajiban hukum. Periode dapat berbeda menurut kategori data dan layanan. Lihat prinsip, periode indikatif, dan proses penghapusan di Kebijakan Retensi Data.

11. Keamanan

Kami menggunakan kontrol teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data dari akses, perubahan, pengungkapan, atau kehilangan yang tidak sah. Penjelasan mengenai kontrol tersebut dan cara melaporkan insiden ada di Kebijakan Keamanan.

12. Hak Anda

Sesuai UU PDP dan batasan yang berlaku, Anda dapat meminta akses dan salinan data, koreksi atau pembaruan data yang tidak akurat, penghapusan data, portabilitas data ke pengendali lain (Pasal 13 UU PDP), penarikan persetujuan, pembatasan atau keberatan atas pemrosesan, serta mengajukan keluhan. Kami dapat meminta informasi tambahan untuk memverifikasi identitas dan akan menanggapi permintaan sesuai hukum serta kondisi teknis dan operasional yang relevan.

13. Data karyawan

Data karyawan diproses berdasarkan hubungan kerja, kewajiban hukum, dan kebutuhan administrasi serta keamanan yang relevan. Pemberitahuan khusus atau informasi tambahan dapat diberikan melalui kebijakan internal dan saluran HR, termasuk ketika pemrosesan memerlukan persetujuan atau tujuan baru.

14. Perubahan kebijakan

SML dapat memperbarui kebijakan ini untuk mencerminkan perubahan layanan, hukum, atau praktik pemrosesan. Versi terbaru dipublikasikan di halaman ini dan perubahan material akan dikomunikasikan melalui sarana yang wajar bila diperlukan.

15. Cara menghubungi

Untuk pertanyaan tentang pemrosesan data, pelaksanaan hak, atau pemberitahuan privasi, hubungi SML melalui halaman kontak perlindungan data.